사업자 지출증빙자료 및 보관기간

사업자가 챙겨야 하는 지출증빙자료

 

법인 또는 개인사업자는 사업과 관련된 모든 거래에 관한 증명서류를 작성하거나 받아서 법인세 또는 소득세 신고기한이 지난날부터 5년 간 보관하여야 합니다. 거래에 관한 증명서류라 함은 법인세법 또는 소득세법에 규정된 정규 지출증빙을 의미하며 이외 비정규 지출증빙을 수취한 경우에는 지출증빙 미수취 가산세가 부과될 수 있습니다.

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정규 지출증빙

 

(1) 세금계산서

'필요적 기재사항' 하나라도 누락되면 정규 지출증빙으로 인정되지 않습니다.

① 공급자의 사업자번호, 성명 또는 명칭

② 공급받는자의 사업자번호

③ 공급가액과 부가가치 세액

④ 작성 연월일

필요적 기재사항의 전부 또는 일부가 기재되지 않거나 사실과 다르게 기재되어 있다면 매입세액을 공제받지 못하 거나 가산세를 부담하게 됩니다. 단, 착오로 사실과 다르게 기재되었으나 해당 세금계산서에 기재된 다른 필요적 기재사항이나 임의적 기재사항으로 보아 거래사실이 확인되는 경우는 제외합니다. 실무적으로 필요적 기재사항 누락으로 매입세액공제를 받지 못하는 경우는 거의 발생하지 않습니다.

 

(2) 전자세금계산서

법인사업자와 공급가액이 일정한 규모 이상인 개인사업자는 세금계산서를 발급하려는 경우 전자세금계산서를 발급하여야 합니다. 재화 또는 용역을 공급하는 사업자가 공인인증을 통하여 전자적 방법으로 세금계산서를 발급하고 그 명세를 국세청 장에게 전송하는 제도입니다. 

요즘은 종이세금계산서 보다는 전자세금계산서가 훨씬 보편화되어있으며, 실무적으로 1개월 거래내역을 다음 달 10일까지 발급/전송하시면 됩니다.

 

(3) 계산서

세금계산서와 동일하지만 계산서는 면세물품에 대하여 발행하는 것으로 공급가액만 표기되고 부가가치세는 별도로 표기되지 않습니다. 즉, 부가가치세는 면제되지만 소득세나 법인세의 납세의무가 있는 사업자만이 교부할 수 있으므로, 정규증빙으로서 효력을 갖는 계산서는 소득세법 및 법인세법에 의하여 적법하게 교부된 계산서를 의미합니다.

 

(4) 신용카드 매출전표 신용카드매출전표는 재화 및 용역을 공급받은 사업자가 여신전문금융업법에 의한 신용카드로 결제하고 발급받는 영 수증 등을 말합니다. 부가가치세를 공제받기 위해서는 세액이 별도로 구분 표시된 '일자별 카드 이용대금 명세서'를 받아야 합니다.

 

법인카드 지출증빙 인정 O

임직원 개인카드 접대비- 3만원 이내→ 지출증빙 인 정 O - 3만원 초과→ 지출증빙 인 정 X. 이외→ 지출증빙 인정 O

 

개인 가사 관련→ 지출증빙 인정 X. 업무 관련→ 지출증빙 인정 O

 

(5) 현금영수증 물품을 구입하고 현금을 지급하면서 휴대폰 번호나 현금영수증카드 등을 제시하면서 발급받는 영수증을 말합니다. 신용카드 매출전표와 동일하게 취급되지만 '근로자를 위한 소득공제용' 현금영수증과 '사업자를 위한 지출증빙용' 현금영수증으로 구분됩니다. 따라서, 사업과 관련한 증빙의 경우에는 소득공제용이 아닌 지출증빙용으로 현금영수증을 받으셔야 합니다.

 

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비정규 지출증빙

 

(1) 간이 영수증 정규 지출증빙과는 다르게 약식 계산서를 말하며, 주로 사업자가 아닌 다수의 최종소비자를 상대로 하는 소액거래에 사용됩니다. 세금계산서에 준하여 사업자의 거래사실을 증빙하는 증표 및 과세자료로서의 기능이 있을 뿐, 부가가치세 신고 시 매 입 세액공제는 받지 못합니다.

 

(2) 거래명세서, 입금표, 지출결의서

① 거래가 발생된 내역을 판매자와 구매자가 확인하고 공급한 내용이 이상이 없음을 확인하는 서류입니다.

② 법정 양식이 있는 것은 아니며, 상대방으로부터 돈을 받았다는 사실을 입증해주는 서류입니다.

③ 업무 관련하여 지출이 예상될 때 예상 지출액에 대해서 결제를 맡을 때 쓰는 양식이며, 의무적으로 작성하는 것은 아닙니다.